ГРУДЕНЬ 2018

 

 ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА 

 ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ  

      Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я  

  ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ 

 03.12.201894р     

 м. Волноваха 

Про нагородження 

Відповідно до Положення про відзнаки Волноваської районної ради, затвердженого рішенням районної ради від 28 вересня 2016 року № 7/9-199 «Про відзнаки Волноваської районної ради», на підставі подання майора, військового коменданта  військової комендатури м. Волноваха  І.В. Фірмана від 27 листопада 2018 року, за зразкове виконання службових обов’язків, високий професіоналізм, майстерність, мужність та самовідданість під час виконання бойових завдань та з нагоди професійного свята – Дня Збройних сил України: 

1.      Нагородити Почесною грамотою:

1)

ІЛЬНИЦЬКОГО

Дмитра Олеговича

-

солдата, стрільця відділення Військової служби правопорядку Південного територіального управління Військової служби правопорядку;

 

2)

КОНДРАТЮКА

Святослава Левковича

-

старшого прапорщика, старшого інспектора відділення військової інспекції безпеки дорожнього руху Вінницького зонального відділу Військової служби правопорядку.

 

2.      Оголосити Подяку:

 

1)

ВОВЧЕНКУ

Дмитру Сергійовичу

-

солдату, водію-стрільцю групи охорони та патрульно-постової служби взводу охорони та патрульно-постової служби роти Військової служби правопорядку;

 

2)

 

 

 

3)

 

 

 

4)

ЗІНЬКОВУ

Сергію Петровичу

 

 

КИСЕЛЬОВУ

Станіславу Валерійовичу

 

 

ШУРУБУРІ

Владиславу Ігоровичу

-

 

 

 

 

 

-

 

 -

прапорщику, головному сержанту взводу охорони та патрульно-постової служби роти Військової служби правопорядку Вінницького зонального відділу Військової служби правопорядку;

 

молодшому сержанту, старшому водію відділення Військової служби правопорядку Південного територіального управління Військової служби правопорядку;

 

старшому солдату, стрільцю – радіотелефоністу групи охорони та патрульно-постової служби роти Військової служби правопорядку вінницького зонального відділу військової служби правопорядку.

 

 

Голова районної ради                                                                             В.Д. ЛУБІНЕЦЬ

_________________________________________________________________________________________________________________________

 ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА

 ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ 

      Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я 

  ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ

  

 03.12.201895р

 м. Волноваха

Про нагородження

Відповідно до Положення про відзнаки Волноваської районної ради, затвердженого рішенням районної ради від 28 вересня 2016 року № 7/9-199 «Про відзнаки Волноваської районної ради», на підставі подання заступника голови Волноваської районної ради С.В. Демченка від 30 листопада 2018 року №01-15/1009/01, за активну громадську позицію, відповідальне ставлення до виконання депутатських повноважень, активну діяльність, спрямовану на вирішення актуальних питань соціально – економічного, культурного розвитку Волноваського району  та з нагоди свята – Дня місцевого самоврядування:

1.      Нагородити Почесною грамотою:

1)

БЛИЗНЮК

Наталію Павлівну

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

2)

ГАЛУШКОВУ

Надію Анатоліївну

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

3)

ЕМІРБЕКОВУ

Ірину Володимирівну

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

4)

ІЩЕНКА

Геннадія Владиславовича

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

5)

ЛАПІНУ

Юлію Вікторівну

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

6)

РУДЕНКА

Василя Миколайовича

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

7)

РУДИКУ

Олександра Олексійовича

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

8)

ТИЩЕНКА

Віктора Анатолійовича

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання;

 

9)

УЛИТИЧА

Івана Михайловича

-

депутата Волноваської районної ради 7 скликання.

 


Голова районної ради                                                                                 В.Д. ЛУБІНЕЦЬ

_________________________________________________________________________________________________________________________

ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА 

 ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ 

      Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я 

  ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ 

 03.12.201896р 

 м. Волноваха 

Про нагородження 

Відповідно до Положення про відзнаки Волноваської районної ради, затвердженого рішенням районної ради від 28 вересня 2016 року № 7/9-199 «Про відзнаки Волноваської районної ради», на підставі подання заступника голови Волноваської районної ради С.В. Демченка від 30 листопада 2018 року №01-15/1009/01, за високий професіоналізм, багаторічну сумлінну працю, спрямовану на реалізацію заходів щодо забезпечення ефективної та плідної діяльності органів місцевого самоврядування у Волноваському районі та з нагоди професійного свята – Дня місцевого самоврядування: 

1.      Нагородити Почесною грамотою: 

1)

БУДКО

Наталю Іванівну

-

Новоолексіївського сільського голову;

 

2)

БУРАКА

Петра Альбертовича

-

Іванівського сільського голову;

 

3)

ДВОРНИК

Антоніну Павлівну

-

Петрівського сільського голову;

 

4)

ПОПЛАВСЬКОГО

Олександра Миколайовича

-

Свободненського сільського голову.

 

 

Голова районної ради                                                                            В.Д. ЛУБІНЕЦЬ

___________________________________________________________________________________________________________________________

 ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА

 ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ 

      Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я 

  ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ

 03.12.201897р

 м. Волноваха

Про нагородження

Відповідно до Положення про відзнаки Волноваської районної ради, затвердженого рішенням районної ради від 28 вересня 2016 року № 7/9-199 «Про відзнаки Волноваської районної ради», на підставі подання Петрівського сільського голови А.П. Дворник від 02 листопада 2018 року, Благодатненського селищного голови С. Жамбровського від 06 листопада 2018 року,  Андріївського селищного голови В.І. Калиниченка від 07 листопада 2018 року, Степнянського сільського голови Н.В. Момот від 07 листопада 2018 року, Володимирівського селищного голови В.В. Абраменко від 08 листопада 2018 року, Гранітненського сільського голови Л.М. Хайтулова від 09 листопада 2018 року, в.о. Миколаївського сільського голови М.І. Мартинова від 13 листопада 2018 року, в.о. Рибинського сільського голови О.М. Хоми від 13 листопада 2018 року, в.о. Лебединського сільського голови Ю.М. Самойлової від 14 листопада 2018 року, Сонячного сільського голови О.М. Улитича від 14 листопада 2018 року, Волноваського міського секретаря Т.Є. Гукай від 20 листопада 2018 року, Валер`янівського сільського голови К.В. Шаповалова від 21 листопада 2018 року, Хлібодарівського сільського голови О.В. Зборовської від 22 листопада 2018 року, Діанівського сільського голови Л.В. Маншиліної від 28 листопада 2018 року, Свободненського сільського голови О.М. Поплавського від 30 листопада 2018 року, за багаторічну бездоганну, сумлінну, плідну працю, високий професіоналізм, особистий внесок у розвиток становлення місцевого самоврядування у Волноваському районі та з нагоди професійного свята – Дня місцевого самоврядування:

1.         Нагородити Почесною грамотою:

1)

АКІМЧЕНКО

Валентину Володимирівну

-

спеціаліста II категорії з обліку та звітності Лебединської сільської ради;

2)

БАРІКОВА

Віталія Олексійовича

-

заступника сільського голови з питань діяльності виконавчих органів Лебединської сільської ради;

 

3)

БІЛОНОЖКО

Наталю Анатоліївну

-

секретаря Петрівської сільської ради;

 

4)

БІЛЬДІЙ

Олександру Олександрівну

-

провідного спеціаліста з соціального захисту та адаптації населення виконавчого комітету Волноваської міської ради;

 

5)

БЛИЗНЮК

Ольгу Володимирівну

 

-

провідного спеціаліста юридичного відділу виконавчого комітету Волноваської міської ради;

 

6)

 

 

7)

 

ВАСИЛЕНКО

Тетяну Володимирівну

 

ГЕРГЕЛЕВИЧ

Наталію Якимівну

 

-

 

 

-

секретаря Андріївської селищної ради;

 

 

головного бухгалтера Рибинської сільської ради;

 

8)

 

 

9)

ГУБЕРНА

Ларису Адольфівну

 

ЖИГУНА

Вадима Петровича

-

 

 

-

головного бухгалтера Діанівської сільської ради;

 

 

начальника відділу – державного реєстратора відділу  державної реєстрації та реєстрації місця проживання фізичних осіб виконавчого комітету Волноваської міської ради;

 

10)

КАРПЕНКО

Валентину Дмитрівну

-

головного бухгалтера Миколаївської сільської ради;

11)

КОВАЛЕНКО

Нелю Володимирівну

-

землевпорядника, спеціаліста I категорії Благодатненської селищної ради;

12)

КОРОНУ

Олену Анатоліївну

-

землевпорядника, спеціаліста II категорії Лебединської сільської ради;

13)

КОСТЕНКО

Наталію Василівну

-

землевпорядника, спеціаліста I категорії Володимирівської селищної ради;

14)

 

 

15)

 

 

МАРТИНЕНКО

Аллу Вікторівну

 

 МІЛЬЦЕВА

Юрія Миколайовича

-

 

 

 

-

провідного спеціаліста відділу обліку та звітності виконавчого комітету Волноваської міської ради;

 

землевпорядника, спеціаліста II категорії Сонячної сільської ради;

16)

НІКОЛАЄВУ

Василину Петрівну

-

секретар виконавчого комітету Гранітненської сільської ради;

17)

ОСТРОУШКО

Лідію Миколаївну

-

головного бухгалтера Хлібодарівської сільської ради;

18)

 

 

19)

 

 

20)

ПОНОМАРЕНКО

Наталію Дмитрівну

 

РУДИКУ

Наталію Леонідівну

 

РЯБЦЕВУ

Людмилу Євгенівну

 

-

 

 

-

 

 

-

секретаря Благодатненської селищної ради;

 

 

землевпорядника, спеціаліста II категорії Діанівської сільської ради;

 

головного бухгалтера Лебединської сільської ради;

 

21)

 

 

22)

САРОСІКУ

Ірину Олегівну

 

СОДУХ

Людмилу Василівну

 

-

 

 

-

спеціаліста Степнянської сільської ради;

 

 

оператора комп’ютерного набору Валер`янівської сільської ради;

 

23)

 

 

24)

ТЕРЕЩЕНКО

Світлану Олександрівну

 

ТИМОШЕНКО

Тетяну Григорівну

-

 

 

-

землевпорядника Свободненської сільської ради;

 

 

начальника відділу обліку та звітності –головного бухгалтера виконавчого комітету Волноваської міської ради;

 

25)

 

ЧЕРНЕНКО

Ольгу Володимирівну

 

-

 

спеціаліста I категорії Володимирівської селищної ради;

 

26)

 

ШМАКОВУ

Світлану Володимирівну

 

-

 

секретаря Валер`янівської сільської ради.

 

2.      Оголосити Подяку:

 

1)

БАРАНОВСЬКІЙ

Олені Юріївні

-

депутату Степнянської сільської ради VII скликання;

 

2)

КРЕТОВІЙ

Вірі Олександрівні

-

депутату Степнянської сільської ради VII скликання.

Голова районної ради                                                                                В.Д. ЛУБІНЕЦЬ 

_________________________________________________________________________________________________________________________ 

ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА

ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ

07.12.2018 №­­­ 98-р

м.Волноваха

Про проведення конкурсу

та оголошення про початок формування

конкурсної комісії  з проведення конкурсу

на зайняття вакантної посади головного лікаря

Комунального некомерційного підприємства

«Волноваський районний центр первинної

медико-санітарної допомоги Волноваської районної ради»

Відповідно до ст.16 Закону України «Основи законодавства України про охорону здоров'я», ст. 65 Господарського кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку укладення контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я та Типової форми контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я» від 16.10.2014 р. № 642, керуючись рішенням Волноваської районної ради від 14.11.2018 р. №7/24-685 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на зайняття посад керівників комунальних закладів охорони  здоров’я,  що  перебувають  у   спільній  власності  територіальних  громад сіл, селища, міста району, управління якими здійснює Волноваська районна рада та затвердження типового контракту», статтею 55 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

1.Провести конкурс на зайняття вакантної посади головного лікаря Комунального некомерційного підприємства «Волноваський районний центр первинної медико-санітарної допомоги Волноваської районної ради».

2. Розпочати формування конкурсної комісії з проведення конкурсу на зайняття вищевказаної вакантної посади згідно Порядку проведення конкурсу на зайняття посад керівників комунальних закладів охорони  здоров’я,  що  перебувають  у   спільній  власності  територіальних  громад сіл, селища, міста району, управління якими здійснює Волноваська районна рада та затвердження типового контракту, затвердженого рішенням Волноваської районної ради від 14.11.2018 р. №7/24-685.

 Голова районної ради                                                                                                  В.Д. ЛУБІНЕЦЬ

______________________________________________________________________________________________________________________________________________                                                                      

 ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА

 ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ 

      Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я 

  ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ

 11.12.2018 № 99р 

 м. Волноваха

Про нагородження

Відповідно до Положення про відзнаки Волноваської районної ради, затвердженого рішенням районної ради від 28 вересня 2016 року № 7/9-199 «Про відзнаки Волноваської районної ради», на підставі подання полковника, начальника групи цивільно-військового співробітництва м. Волноваха Р.О. Євенока від 10 грудня 2018 року, за значний особистий внесок, активну громадську позицію, безпосередню участь в організації та наданні медичної допомоги в зоні проведення операції Об’єднаних сил на території Волноваського району Донецької області та з нагоди четвертої річниці створення Першого добровольчого мобільного шпиталю ім. Миколи Пирогова:

 

1.      Оголосити Подяку:

 

1)

ОЖОЗІ

Івану Івановичу

-

координатору груп евакуації Першого добровольчого мобільного шпиталю ім. Миколи Пирогова;

 

2)

ОСЕЦЬКОМУ

Володимиру Андрійовичу

-

водію – парамедику Першого добровольчого мобільного шпиталю ім. Миколи Пирогова.

 

Голова районної ради                                                                                В.Д. ЛУБІНЕЦЬ

_______________________________________________________________________________________________________________________

 ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА

 ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

      Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

  ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ

 18.12.2018100р

 м. Волноваха

Про нагородження

Відповідно до Положення про відзнаки Волноваської районної ради, затвердженого рішенням районної ради від 28 вересня 2016 року № 7/9-199 «Про відзнаки Волноваської районної ради», на підставі подання начальника Волноваського РЕМ АТ «ДТЕК Донецькі електромережі» О.М. Маншиліна від 13 грудня 2018 року №2555, за високу професійну кваліфікацію, відповідальність, за зразкове виконання обов’язків, наслідком яких є технічні досягнення у паливно-енергетичному комплексі України та з нагоди професійного свята – Дня енергетика:

1.      Нагородити Почесною грамотою:

1)

БУХАЛОВА

Олександра Юрійовича

-

інженера групи технічного аудиту Волноваської РЕМ;

2)

ВАСИЛЬЧЕНКА

Валерія Вікторовича

-

електромонтера з  експлуатації розподільчих мереж Волноваської виробничої дільниці;

 

3)

ГРИНЬ

Анну Сергіївну

-

техніка Волноваського центра обслуговування клієнтів;

 

4)

КОСТЕНКА

Олександра Геннадійовича

-

майстра Ольгинської виробничої дільниці;

 

5)

КРИВОКОНЯ

Олександра Сергійовича

 

-

електромонтера з експлуатації розподільчих мереж Рибинської виробничої дільниці;

6)

 

 

7)

 

ЛЯХА

Володимира Миколайовича

 

САЗОНОВА

Андрія Олександровича

-

 

 

 

-

електромонтера з експлуатації розподільчих мереж Донецької виробничої дільниці;

 

 

електромонтера з експлуатації розподільчих мереж Сонячної виробничої дільниці.

 

 

 

 

 

 

Голова районної ради                                                                                 В.Д. ЛУБІНЕЦЬ

___________________________________________________________________________________________________________________

 

 

ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА

ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ 

26.12.2018 №­­­ 102р

м.Волноваха

Про утворення конкурсної комісії

для проведення конкурсу на

зайняття вакантної посади головного лікаря

Комунального некомерційного підприємства

«Волноваський районний центр первинної

медико-санітарної допомоги Волноваської районної ради»

Відповідно до ст.16 Закону України «Основи законодавства України про охорону здоров'я», ст. 65 Господарського кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку укладення контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я та Типової форми контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я» від 16.10.2014 р. № 642, враховуючи подання Волноваської РДА, трудового колективу КНП «Волноваський районний центр первинної медико-санітарної допомоги Волноваської районної ради», Громадської ради Волноваської РДА щодо кандидатур для включення до складу конкурсної комісії, з метою забезпечення проведення конкурсу на зайняття посади  головного лікаря КНП «Волноваський районний центр первинної медико-санітарної допомоги Волноваської районної ради»,керуючись рішенням Волноваської районної ради від 14.11.2018 р. №7/24-685 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на зайняття посад керівників комунальних закладів охорони  здоров’я,  що  перебувають  у   спільній  власності  територіальних  громад сіл, селища, міста району, управління якими здійснює Волноваська районна рада та затвердження типового контракту», статтею 55 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

 

ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

1.Утворити конкурсну комісію для проведення конкурсу на зайняття вакантної посади головного лікаря Комунального некомерційного підприємства «Волноваський районний центр первинної медико-санітарної допомоги Волноваської районної ради» та затвердити її персональний склад, згідно з додатком.

2.Утвореній комісії  забезпечити проведення  конкурсу на заміщення вакантної посади головного лікаря КНП «Волноваський районний центр первинної медико-санітарної допомоги Волноваської районної ради» у порядку  затвердженому рішенням Волноваської районної ради від 14.11.2018 р. №7/24-685 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на зайняття посад керівників комунальних закладів охорони  здоров’я,  що  перебувають  у   спільній  власності  територіальних  громад сіл, селища, міста району, управління якими здійснює Волноваська районна рада та затвердження типового контракту».

3.Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

 Голова районної ради                                                                                                В.Д. ЛУБІНЕЦЬ

_________________________________________________________________________________________________________________________________  

 ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННАРАДА

ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ 

_26.12.2018_№ _101р

   м.Волноваха 

Про затвердження паспортів

бюджетної програми на 2018 рік

З метою ефективного управління бюджетними коштами, на виконання ст.20 Бюджетного Кодексу України та відповідно до розпорядження голови Волноваської районної державної адміністрації від 17.12.2018 № 1099 «Про перерозподіл обсягу, затвердженого міжбюджетного трансферту між місцевими бюджетами», Правил складання паспортів бюджетних програм місцевих бюджетів та звітів про їх виконання, затверджених наказом Міністерства фінансів України 26.08.2014 № 836 (із змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 28.04.2017 № 472): 

Затвердити паспорти бюджетної програми на 2018 рік Волноваської районної ради за кодом програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів (КПКВК):

- (КПКВ/КМБ) 0117363 «Виконання інвестиційних проектів в рамках здійснення заходів щодо соціально-економічного розвитку окремих територій»;

- (КПКВ/КМБ) 0117370 «Реалізація інших заходів щодо соціально-економічного розвитку територій».

 

Голова районної ради                                                                                    В. Д. Лубінець  

 

                                                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
фінансів України
26.08.2014  № 836
 
                                                                                ЗАТВЕРДЖЕНО  
                                                                                Наказ / розпорядчий документ  
                                                                                Волноваська районна рада від 26.12.2018 № 101-р               
                                                                                (найменування головного розпорядника коштів місцевого бюджету)              
                                                                                               
                                                                                наказ              
                                                                                Фінансове управління Волноваської районної державної адміністрації              
                                                                                (найменування місцевого фінансового органу)              
                                                                                _26.12.2018_№_121 ______              
                                                                                                                                 
                                                                                                                                 
ПАСПОРТ  
бюджетної програми місцевого бюджету на 2018  рік  
1 0100000 Апарат (секретаріат) місцевої ради, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські ради, районні ради і ради міст обласного та республіканського Автономної Республіки Крим, районного значення, селищні, сільські ради, районні ради у містах  
(КПКВК МБ) (найменування головного розпорядника)  
2. 0110000 Волноваська районна рада  
(КПКВК МБ) (найменування відповідального виконавця)  
3 0117363 0490 Виконання інвестиційних проектів в рамках здійснення заходів щодо соціально-економічного розвитку окремих територій  
(КПКВК МБ) (КФКВК)1 (найменування бюджетної програми)  
4. Обсяг бюджетних призначень/бюджетних асигнувань- 257,600 тис. гривень,у тому числі загального фонду- 0,000 тис.гривень та спеціального фонду- 257,600 тис. гривень  
5. Підстави для виконання бюджетної програми   
Бюджетний кодекс України від 08.07.2012р. № 2456-VI, Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997р. № 280/97-ВР, Закон України «Про Державний бюджет на 2018 рік» від 07.12.2017р. № 2246-УІІІ, Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження складових програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів» від 20.09.2017 року № 793 (зі змінами), Наказ Міністерства фінансів України від 01.10.2010р. № 1147 Про затвердження типового переліку бюджетних програм та результативних показників їх виконання для місцевих бюджетів у галузі «Державне управління», Постанова Кабінету Міністрів України від 09.03. 2006 р. № 268 Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» (зі змінами), Наказ Міністерства праці України «Про умови оплати праці робітників, зайнятих обслуговуванням органів виконавчої влади, місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, органів прокуратури, судів та інших органів» від 02.10.1996  № 77, наказ Міністерства фінансів України від 26.08.2014 р. №836 "Про деякі питання запровадження програмо - цільового методу складання та виконання місцевих бюджетів", рішення Волноваської районної ради від 20.12.2018 № 7/25-706 «Про внесення змін та доповнень до рішення районної ради від 20.12.2017 № 7/19-451 «Про районний бюджет на 2018 рік»  
6. Мета бюджетної програми Забезпечення соціально - економічного розвитку територій   
7. Підпрограми, спрямовані на досягнення мети, визначеної паспортом бюджетної програми  
      1                                                                                                                          
N з/п КПКВК КФКВК Назва підпрограми  
1 2 3 4  
         
                                                                                                                                 
8. Обсяги фінансування бюджетної програми у розрізі підпрограм та завдань  
(тис.грн)                          
                                                                                                                                 
N з/п КПКВК КФКВК Підпрограма / завдання бюджетної програми загальний фонд спеціальний фонд разом                          
                         
1 2 3 4 5 6 7                          
      Завдання                                
1 0117363 0490 Забезпечення соціально - економічного розвитку Волноваського району та капітальний ремонт частини приміщень для влаштування центру надання адміністративних послуг   0,000 257,600 257,600                          
                                       
      ВСЬОГО 0,000 257,600 257,600                          
                                                                                                                                 
9. Перелік регіональних цільових програм, які виконуються у складі бюджетної програми  
(тис.грн)                                  
                                                                                                                                 
Назва регіональної цільової програми та підпрограми КПКВК загальний фонд спеціальний фонд разом                                  
                                 
1 2 3 4 5                                  
ВСЬОГО       0,00                                  
                                                                                                                                 
                                                                                                                                 
10. Результативні показники бюджетної програми у розрізі підпрограм і завдань  
   
                                                                                                                                 
N з/п КПКВК Назва показника Одиниця виміру Джерело інформації Значення показника                    
1 2 3 4 5 6                    
    Завдання                          
  0117363 Забезпечення соціально - економічного розвитку Волноваського району та капітальний ремонт частини приміщень для влаштування центру надання адміністративних послуг                            
1   Затрат                          
    Обсяг витрат на капітальний ремонт тис.грн. звітність 257,60                    
2   Продукту                          
    кількісь об'єктів проведення капітального ремонту од. звітність 1                    
3   Ефективності                          
    Середні витрати на один об'єкт тис.грн. розрахунок 257,60                    
4   Якості                          
    Відсоток об'єктів, що планується відремонтувати до об'єктів, що потребують ремонту відс. внутрішньогосподарський облік 100,00                    
                                                                                                                                 
11. Джерела фінансування інвестиційних проектів у розрізі підпрограм2
(тис.грн)  
                                                                                                                                 
Код Найменування джерел надходжень КПКВК Касові видатки станом на
1 січня звітного періоду
План видатків звітного періоду Прогноз видатків до кінця реалізації інвестиційного проекту3 Пояснення, що характеризують джерела фінансування
загальний фонд спеціальний фонд разом загальний фонд спеціальний фонд разом загальний фонд спеціальний фонд разом
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
  ВСЬОГО       0,00     0,00     0,00  
                                                                                                                                 
1 Код функціональної класифікації видатків та кредитування бюджету вказується лише у випадку, коли бюджетна програма не поділяється на підпрограми.  
2 Пункт 11 заповнюється тільки для затверджених у місцевому бюджеті видатків/надання кредитів на реалізацію інвестиційних проектів (програм).  
3 Прогноз видатків до кінця реалізації інвестиційного проекту зазначається з розбивкою за роками.  
                                                                                                                                 
Голова районної ради     В.Д. Лубінець            
                                            (підпис)   (ініціали і прізвище)            
ПОГОДЖЕНО:                                                                                                                      
                                                                                                                                 
Начальник фінансового управління Волноваської РДА     Т.Г. Чернецька            
                                            (підпис)   (ініціали і прізвище)            

_________________________________________________________________________________________________________________________ 

                                                                

ВОЛНОВАСЬКА РАЙОННА РАДА

          ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ           

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я  

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ

29.12.2018 р. № 104-р

м.Волноваха

Про внесення змін

до Інструкції з діловодства

у Волноваській районній раді,

затвердженої  розпорядженням

від 15.10.2013р. №97

З метою вдосконалення порядку організації роботи з документами, раціоналізації документообігу та виконання документів в районній раді, керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», керуючись Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», регламентом Волноваської районної ради, державними стандартами, які встановлюють єдині правила документування управлінської інформації,

ЗОБОВЯЗУЮ:

1.Внести зміни та доповнення до Інструкції з діловодства у Волноваській районній раді, затвердженої розпорядженням від 15.10.2013р. №97р.,  виклавши її в новій редакції (додається).

2. Заступнику голови районної ради Демченку С.В., начальникам відділів виконавчого апарату районної ради забезпечити дотримання вимог Інструкції з діловодства у Волноваській районній раді  при підготовці документів та організації діловодства.

3. Координацію роботи щодо дотримання працівниками виконавчого апарату районної ради вимог, передбачених Інструкцією з діловодства у Волноваській районній раді, покласти на відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради (Вервейко).

4. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

 

Голова районної ради                                                                                    В.ЛУБІНЕЦЬ

Додаток

до розпорядження голови

районної ради

від 29.12.2018р. № 104-р

Інструкція

з діловодства у Волноваській районній раді

І. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства у Волноваській районній раді (далі – Інструкція) розроблена з дотриманням вимог Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої  постановою Кабінету Міністрів України  від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (далі - ДСТУ 4163-2003) і регламентує в районній раді порядок організації роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архівний відділ райдержадміністрації.

2. Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі у Волноваській районній раді (далі- районна рада) включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

3. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

4. Відповідальність за організацію діловодства в районній раді несе голова районної ради.

5. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

6. Організація діловодства в районній раді покладається на відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

Основними завданнями відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами.

Відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє Інструкцію з діловодства та номенклатуру справ районної ради;

-здійснює реєстрацію та веде облік документів;

-організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу райдержадміністрації;

-забезпечує впровадження та контролює дотримання вимог Інструкції та національних стандартів;

-проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

-організовує збереження документаційного фонду районної ради;

-ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників районної ради з питань діловодства.

7. Організація діловодства у паперовій формі у відділах районної ради покладається на спеціально призначених для цього осіб.

ІІ. Документування управлінської інформації.

Загальні вимоги до створення документів.

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням встановлених загальних правил  оформлення документів (додаток 1), інформація про управлінські дії.

9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники районної ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів районної ради  визначається актами законодавства та Інструкцією з діловодства Волноваської районній ради.

11. У районній раді  визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом районної ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання районною радою  покладених на неї завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі - ДКУД).

15. Документ повинен містити обов'язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. Районна рада здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

17. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

18. Організаційно-розпорядчі документи в районній раді оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів)

30 - ліве;

10 - праве;

20    - верхнє та нижнє.

19. В районній раді  використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 9);

бланк для розпоряджень голови районної ради (додаток 10);

бланк для рішень районної ради (додаток 11)

20. Бланки документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки) або за допомогою комп’ютерної техніки

21.Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох відділів виконавчого апарату районної ради оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

22. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний герб України".

23. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля, на відстані 0,5 см. від межі верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

24. Код районної ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

25. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає голова районної ради окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи 

26. При створенні документів використовується повна назва – Волноваська районна рада.

Довідкові дані про установу

27. Довідкові дані про районну раду містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування районної ради або відділу виконавчого апарату районної ради.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

28. Назва виду документа (розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

29. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2017 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 грудня 2017 р.

 

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше відділами районної ради, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

30. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації у відділі з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в районній раді, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, питань діяльності яких він стосується, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу розміщуються в наступному порядку:

-для вхідної та вихідної кореспонденції –порядковий реєстраційний номер, індекс за номенклатурою справ, наприклад:  78-01-37;

-для рішень районної ради – номер скликання, номер сесії, порядковий номер рішення (перший роздільний символ – коса риска, другий – горизонтальна), наприклад: 7/20-75;

- для розпоряджень голови районної ради з питань основної діяльності – порядковий номер з доповненням у вигляді літери «р», наприклад: 78-р;

- для розпоряджень голови районної ради з кадрових питань – з доповненням у вигляді літери «к», наприклад: 22-к;

- для розпоряджень голови районної ради про надання відпусток – з доповненням у вигляді літери «в», наприклад: 45-в;

- для розпоряджень голови районної ради про відрядження – один тільки порядковий номер, наприклад: 7

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Посилання на документ

31. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

32. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адреат

33. Документи адресуються устанотурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад

Облдержадміністрація

Організаційне управління

Головному спеціалісту

ініціал, прізвище

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

Голові Микільської райдержадміністрації

ініціал, прізвище

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Міським головам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого - четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., N 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по-батькові, потім поштова адреса, наприклад:

 

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1,

 

м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

34. Документ може бути затверджений розпорядчим документом районної ради або у випадках, визначених у додатку 2, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядженням голови районної ради.

Документ може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова районної ради

Підпис ініціал імені, прізвище

15 травня 2017р.

У разі коли документ затверджується розпорядженням, рішенням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови 

районної ради

від 12 березня 2017 року № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

35. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов'язкові складові: прізвище, ініціал імені виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

 

Створення неконкретних ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) за змістом резолюцій не допускається.

 

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

36. Короткий зміст документа повинен містити стислий виклад суті документа. Короткий зміст, обсяг якого перевищує 150 знаків (п'ять рядків), дозволяється продовжувати  до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Короткий зміст відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Листи, доповідні та службові записки складаються без заголовка.

Відмітка про контроль

37. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

38. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

39. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

40. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

41. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

42. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)", "відповідно до додатка 2" або " (див. додаток 3)".

43. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак "№ " перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками відділів районної ради на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2017 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

44. У разі, коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами,  відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

45. Голова районної ради, заступник  голови районної ради  підписують документи в межах своїх повноважень, визначених статтями 55,56 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та статтями 108, 109, 110 Регламенту Волноваської районної ради, затвердженого рішенням районної ради від 09.12.2015 р. №7/1-11.

 Порядок підписання документів іншими особами, у разі відсутності голови, заступника голови та керуючого справами виконавчого апарату районної ради, які уповноважені їх підписувати, визначається розпорядженням голови районної ради.

Керівники відділів виконавчого апарату районної ради підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях про відділи районної ради. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівництва районної ради  та начальників відділів.

46. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого - у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища, наприклад:

 

Заступник голови Донецької

 

обласної ради

або

 

підпис

ініціал імені, прізвище

Заступник голови районної ради

 

підпис

 

ініціал імені, прізвище

 

47. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі районної ради, а на місця розсилаються засвідчені відділом з питань організаційної та кадрової роботи його копії.

48. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Голова

 

районної ради

підпис

ініціал імені, прізвище

Начальник відділу

обліку та звітності

виконавчого апарату

 

районної ради

підпис

ініціал імені, прізвище

 

49. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

 

Голова  райдержадміністрації

Голова районної ради

підпис, ініціал імені, прізвище
відбиток гербової печатки

підпис, ініціал імені, прізвище
відбиток гербової печатки

 

 

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

 

Голова комісії

підпис

ініціал імені, прізвище

Секретар комісії

підпис

ініціал імені, прізвище

 

 

50. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника на підставі розпорядження, до найменування посади додаються символи "В. о.".

51. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

Візи та гриф погодження для документів,

що створюються у паперовій формі

52. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в районній раді (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

53. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

54. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в установі.

55. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник відділу з питань

організаційної та кадрової роботи

Дата

підпис

Ініціал, прізвище

 

Зауваження і пропозиції додаються.

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

56.Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

57. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

58. Зовнішнє погодження проектів документів, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал імені, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Міністр охорони здоров’я України

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
атестаційної комісії

районної ради

Дата                  №

 

59. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

60. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

61. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

 

 

 

62. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Відбиток печатки

63. Використання гербової печатки, печатки без зображення державного герба України і штампів в роботі районної ради регулюються діючим законодавством України та цією Інструкцією. Розпорядженням голови районної ради визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за зберігання.

Перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою визначається на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 3).

64. Печатки і штампи зберігаються у сейфі (металевій шафі).

При звільненні з посади посадової особи, відповідальної за зберігання печаток та штампів, вона зобов’язана їх здати.

65. При втраті печатки чи штампу проводиться службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівництва.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування районної ради (без зображення герба), у разі потреби, ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

66. Районна рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з районною радою, а також під час формування особових справ працівників районної ради можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

67. Напис про засвідчення документа у паперовій формі складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені, прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу з питань організаційної

та кадрової роботи виконавчого апарату

районної ради                                                                підпис,  ініціал імені, прізвище

Дата

68. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування районної ради (без зображення герба).

69. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах районної ради, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

70. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

71. Ім'я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 256 23 29

72. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або начальник відділу районної ради. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

До справи № 03-10

До справи № 05–19

Лист-відповідь від 07.02.2011

№ вх.01-09682-04/01

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.02.2011

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2011

 

 

73. Відмітка про надходження документа до районної ради проставляється за допомогою штампа на лицьовому боці у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування районної ради, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа.

74. У разі надходження кореспонденції з відміткою на конверті «особисто», вона не розкривається, а відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях) за допомогою штампу із зазначенням дати.

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

ІІІ Розпорядження голови районної ради

75. Розпорядження видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності установи, або кадрових питань.

76. Проекти розпоряджень з основної діяльності, кадрових питань готуються і подаються відділами виконавчого апарату районної ради за дорученням голови районної ради  чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо) готує відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради на підставі рішень (вказівок) голови районної ради, організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок начальників відділів виконавчого апарату районної ради, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

77. Проекти розпоряджень з основної діяльності, кадрових питань візуються працівником, який підготував документ, та підписуються начальником відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради, начальником відділу з питань правової роботи та правового аналізу виконавчого апарату районної ради, начальником відділу обліку і звітності виконавчого апарату районної ради, заступником голови районної ради.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження, здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

78. Начальником відділу з питань правової роботи та правового аналізу виконавчого апарату районної ради обов'язково візуються проекти розпоряджень нормативно-правового характеру, а також розпорядження з кадрових питань (особового складу).

79.До проекту розпорядження голови районної ради додається аркуш погодження  та документи, що обґрунтовують необхідність прийняття даного розпорядження.

80.Проект розпорядження, внесений на розгляд голови районної ради з порушенням вимог цієї Інструкції, відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради повертає розробнику за дорученням голови, заступника голови районної ради, керуючого справами виконавчого апарату районної ради (за наявності) для усунення зауважень і повторного внесення в установленому порядку.

Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

При наявності зауважень, доповнень, пропозицій до проекту розпорядження, вони викладаються на окремому аркуші, який додається до проекту розпорядження.

Візування підготовленого документа керуючого справами виконавчого апарату районної ради (за наявності) підтверджує готовність проекту розпорядження до розгляду головою районної ради.

Розпорядження голови районної ради підписуються головою районної ради, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

81. Розпорядження оформлюється на бланку розпорядження.

При складанні проекту розпорядження використовується шрифт Times New Roman 12-14 розміром шрифта  з інтервалом 1-1,5.

Розпорядження складаються з таких структурних елементів: дата, номер, назва, констатуюча частина, постановляюча (розпорядча) частина, підпис, додаток (при необхідності).

Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

Заголовок складається з одного речення і в лапки не береться, крапка в кінці назви не ставиться.

Заголовок проектів розпоряджень, які підготовлені на виконання розпорядчих документів, повинні мати посилання на дату, номер та починатися словами, наприклад: Про виконання розпорядження голови районної ради від 09.02.2012 №3-р.

Заголовок проектів, розпоряджень, підготовлених з метою внесення змін або доповнень в раніше затверджені, повинні мати посилання на їх дату і номер.

82. Текст розпорядження з питань основної діяльності складається з преамбули і розпорядчої частини.

83. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина починається із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Преамбула розпорядження закінчується словом "з о б о в' я з у ю", яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

84. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені: організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад:

Відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради;

Начальникам відділів виконавчого апарату районної ради;

Головам місцевих рад.

85. Неконкретні ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) та неконтрольні ("довести до відома", "ознайомити" тощо) доручення в розпорядженнях не застосовуються.

86. Після набрання чинності розпорядження внесення змін до нього, визнання його таким, що втратило чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження.

87.Розпорядження, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження починається із слів "Про внесення змін до розпорядження ..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження починається з пункту:

"1. Внести зміни до розпорядження …:",  у разі викладення змін у тексті розпорядження;

"1. Внести зміни до розпорядження ..., що додаються", у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

"1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2. Пункт 3 виключити";

"1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...";

"2) у підпункті 2 пункту 7 слова "у разі потреби" замінити словом "вимагається".

88. У разі видання розпорядження  про визнання такого, що втратило чинність, або скасування іншого розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів "Визнати таким, що втратив чинність,..." або "Скасувати..." відповідно.

89.Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених розпоряджень. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

90. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених розпорядженнях може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

91. У тексті розпоряджень  з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.

92. Розпорядча частина розпорядження з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими - його ім'я, по-батькові та текст розпорядження.

У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами, на першому примірнику розпорядження проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

93. У зведених розпорядженнях  з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

94. Спільне розпорядження установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "ЗОБОВ'ЯЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

95.З метою своєчасного і повного виконання розпоряджень голови районної ради за ними встановлюється контроль.

Організація контролю за виконанням розпоряджень голови районної ради покладається на заступника голови районної ради, начальників відділів виконавчого апарату районної ради.

Контроль за виконанням окремих розпоряджень голови районної ради, голова районної ради може залишати за собою.

Повністю погоджені в установленому порядку і підписані розпорядження голови районної ради передаються до відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради для реєстрації та зберігання.

96. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

97. Копії розпоряджень засвідчуються відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі, у разі необхідності - у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

ІV. Підготовка проектів рішень районної ради

Оформлення протоколів, виписок з протоколів

Документи про службові відрядження

98.Районна рада в межах своїх повноважень приймає нормативні та інші акти у формі рішень.

Проекти рішень вносяться головою районної ради, заступником голови районної ради, постійними комісіями, фракціями, депутатами, головою районної державної адміністрації.

Проекти рішень районної ради оформлюються на бланках встановленого зразка (додаток 11).

99.Рішення районної ради складаються з таких структурних елементів: дата, номер (присвоюється після прийняття рішення), заголовок, констатуюча частина, постановляюча (розпорядча) частина, підпис, додаток (при необхідності).

Реквізити рішень повинні відповідати наступним вимогам:

заголовок розташовується у лівому верхньому куті бланка під реквізитами «дата, номер», він повинен бути коротким, ємним;

 констатуюча частина рішення відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами;

посада головуючого набирається від лівої межі текстового поля і відокремлюється від постановляючої частини трьома міжрядковими інтервалами;

 ініціал та прізвище головуючого розташовується біля правої межі текстового поля.

Констатуюча частина рішення є введенням в суть розглянутого питання, в ній викладається мета рішення, дається оцінка стану справ, вказується вид нормативно-правового акта, на підставі якого розробляється рішення, дата його прийняття, номер та повна назва.

Постановляюча частина проекту рішення викладається в наказній формі і починається словом «ВИРІШИЛА», що розташовується в окремому рядку від лівого поля без абзацу та відділяється від констатуючої та постановляючої  частини одним міжрядковим інтервал

За формою викладу текст постановляючої частини складається з пунктів. Пункт містить завершене нормативне положення і може мати підпункти, а підпункти – абзаци. Пункти і підпункти нумеруються арабськими цифрами.

У постановляючій частині вказується виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа), прописується дія та термін виконання. Виконавець вказується в давальному відмінку,  прописана дія виражається дієсловом в невизначеній формі.

В рішеннях районної ради, додатках до них та пояснювальній записці назви державних органів, підприємств, установ, організацій, нормативних актів, адміністративно-територіальних одиниць, географічних об’єктів пишуться повністю.

У тексті постановляючої частини прізвище виконавця пишеться з ініціалами у випадку, коли вказується посада виконавця. Якщо не вказується посада виконавця, прізвище пишеться в називному відмінку в дужках, ініціали не проставляються.

Наприкінці рішення при необхідності вказується перелік рішень, що втратили силу у зв’язку з прийняттям даного документа.

Якщо за виконанням рішення встановлюється контроль, то в останньому пункті вказуються постійна комісія районної ради або посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням документа.

100.Проекти Програм, які вносяться на затвердження районної ради, повинні включати наступні розділи:

-зміст;

-загальні положення (короткий аналіз ситуації в конкретній галузі, перелік нормативно-правових актів, що діють в даній сфері);

-цілі та завдання, які планується досягти в результаті реалізації Програми (коротке обґрунтування необхідності прийняття Програми);

-фінансово-економічне обґрунтування (обсяг і джерела фінансування Програми).

-економічний ефект від реалізації Програми;

-перелік конкретних заходів за наступною формою:

з/п

Найменування

заходів

Відповідальні

виконавці

Термін

виконання

Джерело фінансування

Сума

витрат

Економічний

ефект

 

 

 

 

 

 

 

 

101.Проекти рішень районної ради з супровідним листом надаються відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради не пізніше, ніж за 20 днів до дня пленарного засідання районної ради.

Усі проекти рішень районної ради розміщуються для ознайомлення на офіційному веб-сайті районної ради не пізніше, ніж за 20 днів до дня пленарного засідання.

102.До проекту рішення районної ради додаються:

-аркуш погодження;

-оригінали або завірені в установленому порядку копії документів, що обґрунтовують необхідність прийняття даного рішення;

 -пояснювальна записка до проекту рішення, яка містить всебічний аналіз з об’єктивною оцінкою стану справ, обґрунтування необхідності прийняття рішення, мета, яку планується досягти реалізацією рішення, стан нормативно-правової бази у даній сфері правового регулювання, фінансово-економічне обґрунтування, очікувані результати (обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати 2-х сторінок). Пояснювальна записка підписується керівником структурного підрозділу, який підготував проект рішення;

-електронна версія рішення з програмами та пояснювальною запискою;

-реєстр розсилки рішення.

При необхідності:

-інформаційно-довідковий матеріал (таблиці, діаграми, графіки);

-презентаційний матеріал.

Після реєстрації проект рішення направляється на розгляд керівництву районної ради, після оформлення резолюції – на погодження.

103. Проекти рішень, що вносяться на розгляд районній раді райдержадміністрацією, підлягають погодженню з керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації, першим заступником голови райдержадміністрації, або заступником голови райдержадміністрації, який курирує діяльність відповідного підрозділу, начальником юридичного відділу райдержадміністрації, постійними комісіями районної ради, начальниками відділів виконавчого апарату районної ради, заступником голови районної ради, керуючим справами виконавчого апарату районної ради (за наявності).

Проекти рішень, що вносяться постійними комісіями районної ради, відділами виконавчого апарату районної ради підлягають узгодженню в установленому порядку.

У аркуш погодження включаються також керівники відділів, управлінь райдержадміністрації, керівники органів місцевого самоврядування, виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, чиї інтереси зачіпаються у відповідному рішенні.

Якщо в проектах рішень зачіпаються питання фінансування, в аркуш погодження включається начальник фінансового управління райдержадміністрації та голова постійної комісії районної ради з питань економічного та соціального розвитку, бюджету, фінансів і цін, а при розгляді питань, пов’язаних з фінансуванням районної ради, виконавчого апарату районної ради – начальник відділу обліку та звітності виконавчого апарату районної ради.

104.Проекти рішень, що пропонуються для включення до порядку денного сесії районної ради попередньо розглядаються постійними комісіями районної ради за напрямками діяльності із наданням відповідних висновків або рекомендацій.

У випадку незгоди з проектом рішення, зауваження, доповнення, пропозиції викладаються на окремому аркуші та додаються до проекту рішення. При цьому в аркуші погодження робиться відповідна позначка, ставиться підпис і повертається на доопрацювання розробнику.

Проект рішення, внесений на розгляд районної ради з порушенням вимог Регламенту районної ради, цієї Інструкції, за наявності негативних висновків постійних комісій районної ради, внесення істотних змін до проекту рішення під час погодження повертається розробнику проекту за дорученням голови, заступника голови районної ради, керуючого справами виконавчого апарату районної ради (за наявності) із супровідним листом для усунення зауважень, повторного його внесення та погодження в установленому порядку.

Проект рішення, який повністю пройшов погодження, підлягає внесенню його до порядку денного сесії районної ради.

105.Голова районної ради розглядає погоджені проекти рішень, приймає рішення про включення питань до порядку денного сесії районної ради, про що робиться відповідна резолюція на листах заявників про включення до порядку денного сесії цього питання та передає начальнику відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради проекти рішень з необхідними матеріалами для розгляду на сесії районної ради.

106.Повністю підготовлені, розглянуті і погоджені в установленому порядку проекти рішень (електронні варіанти) передаються у сектор з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадкістю та засобами масової інформації виконавчого апарату районної ради з метою оприлюднення та розсилки депутатам районної ради.

107.Рішення районної ради приймаються на пленарному засіданні районної ради.

Рішення районної ради про підсумки виборів депутатів районної ради на першій сесії районної ради нового скликання підписується головою районної виборчої комісії з виборів депутатів районної ради, а про обрання голови районної ради – членом тимчасової президії, головуючим на пленарному засіданні районної ради. Наступні рішення, підписуються новообраним головою районної ради.

108.Рішення районної ради з додатками (за наявності) підписуються головою        районної ради, а у випадках, передбачених законом, його заступником, або депутатом, виконуючим функції головуючого на сесії.

109.Рішення про затвердження порядку денного сесії оформляється після закінчення пленарного засідання районної ради  з урахуванням змін та доповнень, внесених до переліку питань.

110.Підписані рішення передаються у відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради, який присвоює їм реєстраційні номери.

Зареєстровані рішення районної ради розміщуються на веб-сайті районної ради для інформування громадськості.

Зареєстровані рішення підлягають тиражуванню та розсилці  копій у відповідності до листа розсилки.

Розсилка додаткових примірників рішень районної ради підприємствам, установам, організаціям і посадовим особам здійснюється на підставі офіційного звернення зацікавленої особи.

Оформлення протоколів                                                                                               

111. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень комісіями, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

112. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

113. Протокол оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

114. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

115. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії,  дорадчого органу, робочої групи тощо.

116. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

117. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

118. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

119. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціал імені голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціал імені присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та, у разі потреби, найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

120. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

121. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціал імені кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

122. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

123. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та ініціалу імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

124. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

125. У разі, коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

126. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

127. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою без зображення герба і надсилаються відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради, заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам на підставі листа розсилки (у разі потреби).

Протоколи пленарних засідань районної ради

128.Протокол пленарного засідання  районної ради оформлюється у п’ятиденний термін відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

129.У протоколі сесії районної ради фіксуються наступні дані:

-найменування ради, порядковий номер сесії (з початку скликання), номер пленарного засідання (словами) у випадку, якщо сесія складається більш ніж з одного пленарного засідання;

- дата, час і місце проведення сесії;

-загальний склад районної ради, кількість присутніх депутатів;

-прізвище, ініціали головуючого, список запрошених;

-порядок денний сесії, прізвище, ініціал та посада доповідача і співдоповідача по кожному питанню;

-прізвище, ініціал імені депутата, які виступали в дебатах (для осіб, які не є депутатами районної ради -посада і місце роботи), а також депутатів, які внесли запит або задали запитання (письмово або усно) доповідачам;

-перелік усіх прийнятих рішень з номерами, а також неприйнятих проектів рішень;

-протокольні доручення (у випадку, якщо головуючим на сесії дані протокольні доручення).

130.Кожне з включених питань  до порядку денного пленарне засідання сесії районної ради викладається у протоколі за такою схемою: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ».

131.До протоколу сесії додаються:

-рішення, прийняті районною радою;

-список реєстрації депутатів;

-список реєстрації запрошених на сесію голів місцевих рад, інших осіб.

132.У матеріали сесії включаються:

-порядок проведення пленарного засідання районної ради;

-письмові пропозиції і критичні зауваження депутатів, що були передані головуючому на сесії;

-пояснювальні записки, аркуші погодження до проектів рішень, матеріали, щодо розгляду проектів рішень (листи, аналітичні довідки, тощо).

Протокол пленарного засідання районної ради підписується головуючим.

Матеріали сесії районної ради оформлюються протягом місяця після проведення сесії.

Протоколи та матеріали сесії районної ради зберігаються у відділі з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради 2 роки.

Після закінчення встановленого строку документи передаються в архівний відділ райдержадміністрації.

Оформлення протоколів нарад

133.Протоколи нарад при голові районної ради, заступнику голови районної ради оформляється працівником відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради, який відповідає за підготовку наради.

У протоколі зазначається найменування посади, дата і місце проведення, прізвище та посади запрошених, порядок денний, прізвища доповідачів, прийняті рішення, протокольні доручення.

Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за схемою: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИВ», «ВИРІШИЛИ».

Протокол підписується головуючим.

Оформлення витягів з протоколів

134.Протокольні доруення оформлюються відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради у вигляді витягу з протоколу, який містить найменування ради, найменування документа, номер витягу з протоколу, дату і місце проведення.

У витязі вказується назва питання порядку денного, під час обговорення якого було дано протокольне доручення, доповідач, який виступив під час обговорення, текст доручення із зазначенням виконавців і термін виконання.

Витяг з протоколу підписується головуючим на засіданні та скріплюється печаткою (без зображення герба).

Якщо під час засідання було дано кілька доручень, вони нумеруються в тому порядку, в якому розглядалися. Не допускається об’єднання двох і більше протокольних доручень під одним номером. Кожний витяг містить тільки одне протокольне доручення.

Копії витягів з протоколу розсилаються виконавцям  відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

Протоколи нарад, що проводяться головою районної ради, заступником голови районної ради, які містять протокольні доручення, розсилаються у повному обсязі.

Оформлення протоколів засідань, висновків і рекомендацій постійних комісій районної ради

135.Протоколи засідань постійних комісій районної ради (далі – постійні комісії) оформлюються на бланках постійних комісій секретарями відповідних постійних комісій (додаток 17).

В протоколі вказується: порядковий номер протоколу постійної комісії в межах скликання, дата, час і місце проведення засідання постійної комісії, загальний склад постійної комісії, присутні і всі депутати, запрошені на засідання постійної комісії, порядок денний, прізвище та ініціали доповідачів, їх посади, назва питання, виступи з обговорюваних питань  і результати голосування.

Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою: «СЛУХАЛИ», «ДОПОВІДАВ», «ВИСТУПИВ», «ВИРІШИЛИ», «ГОЛОСУВАЛИ».

До протоколу додаються висновки або рекомендації постійної комісії, по можливості, тексти або тези виступів.

Рекомендації, висновки постійних комісій, а також витяги з протоколів засідань комісій підписуються головуючим на засіданні комісії.

Протоколи засідань постійних комісій оформлюються у триденний термін і підписуються головою постійної комісії або головуючим на засіданні та секретарем постійної комісії.

Протоколи спільних засідань постійних комісій оформляються секретарем головуючого.

Протоколи, висновки, рекомендації спільних засідань постійних комісій підписуються всіма головами постійних комісій, які взяли участь у засіданні.

Протоколам засідань постійних комісій присвоюються порядкові номери з початку скликання.

Протоколам спільних засідань постійних комісій присвоюються номери протоколів обох комісій через розподільчу риску.

136.Діловодство постійних комісій формується з наступних документів:

-список членів постійної комісії;

- облік відвідування та активності депутатів на засіданнях постійної комісії;

-протоколи засідань постійної комісії;

-листування постійної комісії (при необхідності);

-журнал реєстрації вхідної кореспонденції (при необхідності);-журнал реєстрації вихідної кореспонденції (при необхідності);

-звіт про роботу постійної комісії, з урахуванням плану роботи районної ради за напрямками діяльності комісії.

Зберігання протоколів засідань постійних комісій забезпечує відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

Після закінчення встановленого терміну зберігання протоколи передаються до архівного відділу райдержадміністрації на державне зберігання.

Службові відрядження

137.Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи районної ради, доручень голови районної ради, доручень голови облдержадміністрації, голови обласної ради та інших.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи, готується доповідна записка на ім’я  голови районної ради або його заступника в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом розпорядження про відрядження, підготовленим відповідно до цієї Інструкції, передається голові районної ради, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

138.Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством. Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні.

До звіту про використання коштів додаються:

-оригінали квітків на проїзд (для електронних авіаквитків обв’язкові оригінали посадкових талонів) та квитанціями на оплату проїзду (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

-оригінали квітанцій (або чеків) та рахунків на оплату проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях та бронювання місць у них.

-оригінали квитанцій на користування постільними речами в поїздах;

-оригінали квитанцій на оформлення дозволів на вїзд (віз) (у разі здійснення відрядження за кордон);

-оплату квитанцій на оплату вартості страхового полісу життя або здоров’я відрядженного працівника або його цивільної відповідальності (у разі здійснення відрядження за кордон);

-оригінали квітанцій на оплату службових телефонних розмов.

ІІІ. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу 

139. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в районній раді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу 

140. Ефективна організація документообігу передбачає 

проходження документів в установі найкоротшим шляхом: 

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

141.У разі впровадження в районній раді системи електронного документообігу відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату розробляє регламент роботи з електронними документами.

Приймання та первинне опрацювання документів,

 що надходять до районної ради

142. Доставка документів до районної ради  здійснюється через систему взаємодії, а також через засоби поштового зв'язку, кур'єрської та фельд'єгерської служб.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

143. Усі документи, що надходять до районної ради, приймаються централізовано відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам районної ради.

У відділі з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис "особисто". У такому випадку, реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

144. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново", фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

145. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалу імені та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі пошкодження конверта, робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у відділі з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради

146. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов електронною поштою.

147. У разі одержання факсимільного повідомлення, документ не реєструється.

Попередній розгляд документів

148. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду у відділі з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший наступний робочий день у разі надходження докуметів у неробочий час.

Закони України, постанови Верховної ради України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення обласної ради, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності районної ради і потребують вирішення, документи з поміткою «Терміново» опрацьовуються першочергово.

До документів, якими вносяться зміни або доповнення до попередніх документів, в яких йдеться про виконання документів, одержаних раніше, або є посилання на них, додається контрольно-реєстраційна картка цих документів з позначенням виконавців та інформації про стан виконання, а у разі потреби, надсилаються самі документи.

149. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

Реєстрація документів 

150. Реєстрація документів в районній раді  проводиться з метою забезпечення їх обліку, використання наявної в документах інформації, контролю за виконанням 

151. Реєстрація документів проводиться централізовано відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради. 

152. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.

153. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

154. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до установи;

розпорядження  з основних питань діяльності установи;

розпорядження з кадрових питань (особового складу);

розпорядження про відпустки;

розпорядження про відрядження;

рішення районної ради;

звернення громадян;

155. Реєстрація будь-якого документа проводиться шляхом введення документа до електронної бази даних, проставлення на ньому реєстраційного індексу та друкування реєстраційно-контрольної картки з відомостями про документ.

156. Під час реєстрації всі документи підлягають скануванню.

157.Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише в умовах та протягом строку дії військового чи надзвичайного стану на території району.

158.Відмітка про реєстрацію вхідного документа проставляється у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа штампом, на якому зазначені реквізити – назва районної ради, реєстраційний індекс та дата (а за потреби – година і хвилини) надходження документа.

Наприклад:

Волноваська районна рада

Вх. №_______________

від «___»_________20__р.

 

Одразу після реєстрації в електронній базі, попередні відомості про вхідні документи включають: дату одержання, реєстраційний вхідний номер документа, короткий зміст, назву документа тощо. У подальшому в електронній базі фіксуються дані, пов’язані з виконанням вхідного документа, в т.ч. із визначенням виконавців документа, згідно з резолюціями керівництва районної ради.

Вихідна кореспонденція реєструється у день підписання керівництвом районної ради.

Організація передачі документів та їх виконання

159. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва районної ради в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Телеграми, акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

160. Документи, розглянуті керівництвом районної ради, повертаються з відповідною резолюцією до відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради, який здійснює передачу документів на виконання.

161. Документ, виконавцями якого є кілька відділів районної ради, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

162. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-контрольній картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

163. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради, який робить відповідну відмітку в реєстраційно-контрольній картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

 

164. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника районної ради, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

 

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями, головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

165. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.

166. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

167. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

168. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації, відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

169. Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові, згідно з діючим розподілом, усі невиконані документи та поінформувати відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу виконання документів

170. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

171. У відділах виконавчого апарату безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

172. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва районної ради. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних — з дати надходження (реєстрації).

173. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 7.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом районної ради.

174. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в районній раді.

175. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

176. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

177. У разі потреби, індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

178. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

179. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції керівництва районної ради.

180. Реєстраційно-контрольні картки док

183. За запитом відділів районної ради відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг 

184. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається голові районної ради (додаток 8)  документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (розпорядження з основної діяльності, доручення вищих органів влади, доручення керівництва районної ради тощо).

181. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-контрольна картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

182. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-контрольної картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.

Інформаційно-довідкова робота з документами

1. Інформаційно-довідкова робота з документами в районній раді полягає в пошуку необхідних документів з використанням банку реєстраційних даних в електронному вигляді та реєстраційно-контрольних карток.

186.Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

187. Вихідні документи у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

188. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв'язку здійснюється відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

189. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від відділів районної ради – виконавців, або не пізніше наступного робочого дня.

190. Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

191. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах установи.

192. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

193. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

 

194. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

195.Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

196. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або начальником відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві 

Складення номенклатури справ

197. Номенклатура справ - це обов'язковий для районної ради  систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ.

Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ, і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

198.В районній раді складається номенклатура справ відділів та сектору і зведена номенклатура справ (додаток 12).

199. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівним відділом райдержадміністрації. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради, другий використовується відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради як робочий, третій передається спеціалісту відповідальному за формування централізованого архіву для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах апарату, четвертий  надсилається до архівного відділу райдержадміністрації.

200. Структурні підрозділи районної ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

201. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

202.Заголовок справи повинен чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад:

“Документи (плани, анкети, довідки тощо) про проведення перевірок щодо стану діловодства та архівної справи у районній раді”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа районної ради.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад:

“Протоколи засідань постійної комісії районної ради”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад:

«Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад:

“Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад:

“Листування про організацію семінару підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. Річний план основних організаційних заходів районної ради;

2. Річний звіт про використання бюджетних коштів районної ради.

203.Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім, у разі потреби, - заголовок кожної справи.

204.Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

205.Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

206.У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

207.У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

208. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

209. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30 - 40 міліметрів завтовшки).

210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

211. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядженням голови районної ради, групуються разом із зазначеними документами.

212. Розпорядження з питань основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

213. Документи пленарних засідань сесій районної ради групуються у дві справи:

- протоколи, рішення сесій районної ради;

-документи (порядок ведення сесії, аркуші погодження до проектів рішень, проекти рішень, пояснювальні записки, листи) до протоколів сесій районної ради

214. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

215. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

216. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

217. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

218. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в районній раді та її структурних підрозділах здійснюються відділом з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради. 

Зберігання документів в районній раді

219. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву районної ради зберігаються за місцем їх створення.

220. Керівники структурних підрозділів районної ради зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

221. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

222. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів апарату здійснюється з дозволу начальника відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради. Факт видачі фіксується в журналі.

223.Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів 

224.Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

225. Для організації та проведення експертизи цінності документів в районній раді утворюється постійно діюча експертна комісія.

226. Експертиза цінності документів проводиться щороку відділом з питань організаційної та кадрової роботи разом з експертною комісією під методичним керівництвом архівного відділу райдержадміністрації.

227. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

228. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання

229. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 13).

230. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією районної ради одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії архівного відділу райдержадміністрації. Погоджені акти затверджуються керівником районної ради, після чого відділ з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради має право знищити документи.

231. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всіх структурних підрозділів районної ради. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

232. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

233. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

234. Описи справ відділів районної ради складаються щороку за встановленою формою (додаток 14) посадовою особою, відповідальною за зберігання архівних документі за методичної допомоги архівного відділу райдержадміністрації.

235. Номер опису справ структурного відділу районної ради повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу   № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

236. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

237. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

238. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

239. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".

240. Опис справ, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у відділі з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради.

241. На основі описів справ відділів районної ради головний спеціаліст відділу з питань організаційної та кадрової роботи виконавчого апарату районної ради – відповідальний за архів районної ради, готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

242. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання - у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) - у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається архівному відділу райдержадміністрації.

243. Обов’язково  описуються документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передаються документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу райдержадміністрації в установлені законодавством строки.

Оформлення справ 

244. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

245. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

246. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться, у разі потреби, до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

247. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис "є документи за __ роки".

248. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

249. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом  - номер опису і фонду.

250. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

251. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

Передача справ до архівного відділу райдержадміністрації

252. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного відділу райдержадміністрації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

253. Передача справ до архівного відділу райдержадміністрації здійснюється за графіком.

За письмовим зверненням районної ради архівним відділом райдержадміністрації надаються відповіді з використанням матеріалів переданих справ.

254. Приймання-передачу  кожної справи здійснює відповідальний за архів виконавчого апарату районної ради, який передає упорядковані та оформлені справи.

255. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного відділу райдержадміністрації за описами.

У кінці кожного примірника опису відповідальний за архів районної ради та архівний відділ райдержадміністрації розписуються у прийманні-передачі справ і проставляється дата. Один примірник опису повертається районній раді, всі інші залишаються в архівному відділі райдержадміністрації.

Справи, що передаються до архівного відділу райдержадміністрації, повинні бути зв'язані належним чином.

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК

районної ради

від 21.11.2018 р. № 1

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК

архівного відділу

райдержадміністрації

______________ № ___